¿Qué es una integración en tu e-commerce?

Las ventas por Internet llegaron para quedarse; por eso, enfocarse en la implementación de herramientas que realmente impulsen tus ventas en línea -a través de tu e-commerce- es esencial para no malgastar tus recursos de negocio y para eficientar tus estrategias de venta en línea, así como para enfrentar los retos de los negocios en este año.

La llegada de la pandemia hizo que el comercio electrónico creciera exponencialmente; de hecho, según El Economista, en 2020, el comercio electrónico creció un 81% más que en 2019, llegando a un valor de 316,000 millones de pesos. En 2021 se desaceleró respecto a 2020, logrando un aumento de tan solo 27% y llegando a un valor de 401,300 millones de pesos.

Sin embargo, el gran salto de 2020 fue debido a la cuarenta global donde todos nos vimos forzados al confinamiento y a usar métodos de pago digitales que no estábamos tan acostumbrados a usar antes, y no podemos dejar de notar, que a pesar de ser menor el incremento, sigue creciendo la tendencia de comprar en línea en nuestro país, por lo que contar con un buen e-commerce es necesario para cubrir las necesidades de los clientes.

¿Qué es una integración?

Muchos dueños de negocios entienden la importancia de contar con un e-commerce, lo que no muchos de ellos saben es que para montar esta tienda en línea, y que se optimice de la mejor manera, es necesario contar con desarrolladores y conexiones que le permitan robustecer su servicio y facilitar la administración del negocio. Aquí es donde se vuelven relevantes las integraciones.

Una integración es una forma en la que se puede transferir información de un programa a otro, de forma automática, para que el receptor la pueda utilizar. Con estos programas nos referimos, por ejemplo, a un administrador de la relación con clientes (CRM), un gestor de actividades empresariales (ERP), o uno de inventarios, de logística, o un sistema de contabilidad, etc. donde tu e-commerce puede trabajar como la fuente o el destino de la información entre estos sistemas.

Existen dos tipos diferentes de integraciones:

1. La integración de servicios. Aquí, tu e-commerce se comunica con un servidor externo para obtener un servicio. Por ejemplo, cuando un cliente te paga con su tarjeta y se solicita una autorización al banco.
2. La integración del proceso de datos. Aquí es cuando un sistema se manda información con otro para que se procese pero sin que necesariamente regrese al sistema de origen. Por ejemplo, tu sistema de stock actualiza las existencias de tu producto en tu e-commerce.

En un e-commerce, algunas integraciones comunes son las de stock, donde se va actualizando el inventario contra existencias y se suele complicar si hay multitiendas o diversos almacenes que surten el inventario. Otra es la integración de precio donde se puede actualizar una lista en general o especificar precios por zona o artículos. Está la integración que actualiza el catálogo de productos o servicios; la de pedidos para llevar un control y administración de distribución. Está la que se comunica con el CRM para crear campañas de comunicación con clientes o la que confirma envíos, pero también está la que gestiona el sistema de pagos.

¿Cómo se transportan los datos en una integración?

Como puedes ver, una integración conlleva una acción en específico que se debe realizar y una vez que tienes definida esa acción, hay una serie de consideraciones que se deben tomar de acuerdo al tipo de información que deseas que se comunique entre los dos sistemas; la primera de ellas es la manera en que se transportarán los datos. Hay dos sistemas principales:

1. FTP. Es un protocolo de transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red. Es un medio estándar para gestionar contenido alojado en un servidor web: enviar archivos, descargarlos, crear directorios, borrar ficheros, etc. Su inconveniente es que no da información de que haya procesado un mensaje o que lo haya recibido. Este sistema es excelente para grandes mensajes que no requieren respuesta en tiempo real y los datos suelen ir en formato de texto (CSV) o XML.
2. Web Service. Es una interfaz para que dos sistemas se comuniquen entre sí. Aquí, los mensajes se envían en tiempo real y los servidores se comunican directamente. Usan el protocolo HTTP o HTTPS y sus formatos de datos suelen ser XML o JSON. Es un sistema más complejo que el FTP.

Los formatos de los mensajes son importantes y determinan qué tan fácil o complejo será trabajar con los archivos que llevarán la información, por ejemplo, un formato .CSV -que es de texto- si lleva un punto y coma como separador, se puede abrir en Excel, lo que puede ser muy cómodo y sencillo al momento de analizar datos.

Por otro lado, el XML es muy pesado y corre el riesgo de que sea imposible de leer pero no está limitado a un número de valores fijos. Es excelente para el manejo de datos que tiene estructuras más complejas. Por último, el JSON (JavaScript Object Notation) es muy ligero para el intercambio de datos y es sencillo de leer y escribir para los programadores, así como simple de interpretar y generar para los sistemas.

Ojo, también es importante mencionar que ya no se suele trabajar con algunos sistemas de transmisión ni formatos, por lo que se recomienda alejarse de sistemas como cintas DAT, memorias USB, emails o formatos como DB o SQL.

Más aspectos a tener en cuenta en una integración

Hay otros aspectos esenciales a considerar en una integración, como las diferentes opciones que se tienen para que lleguen los mensajes:

1. En batch. O por grupos acumulados de información. Aquí, se suele juntar la información obtenida hasta cierta hora y se manda en cierto momento del día. Un ejemplo de esto, puede ser que te esperas hasta el final del día para juntar la información completa de los ingresos del día y los envías a tu sistema de contabilidad durante la noche para su actualización.
2. Con frecuencia programada. Digamos, es como un batch pero aumentando su frecuencia a varias veces al día para mantener actualizada la información con más regularidad. Esto permite evitar trabajar con el sistema de web service que es más complicado, el cual se utilizaría para los…
3. Mensajes en tiempo real. En el momento que sucede la acción, en ese mismo instante se manda al servidor que lo tiene que procesar. Es la mejor opción si el proceso afecta la experiencia de compra de un cliente, pero se debe considerar que esta es la forma más cara de comunicación y solo se debe invertir en ella cuando es sumamente necesario.

Dependiendo de esta frecuencia, también se debe considerar el tipo de actualización de información que te conviene hacer, ya sea parcial (envío de datos puntuales con la información que ha cambiado desde el envío anterior) o totales (se modifica el total de la información por archivo masivo o para recapitular envíos parciales anteriores).

Es ideal, para que una integración no se vuelva una pesadilla, que se pueda conocer su trazabilidad en todo momento, es decir, saber cómo se encuentra el sistema, qué mensajes se han enviado, cuáles han fallado y qué se ha salido de las reglas establecidas. De esta manera se podrá analizar la información, determinar qué ha causado los problemas y darles solución rápida para evitar un problema mayor, por eso, una integración también debe ser lo suficientemente flexible para gestionar las incidencias de forma apresurada y oportuna.

En conclusión, una integración es la forma en la que tu tienda en línea se podrá comunicar con otros sistemas para hacer más robusta y completa la experiencia de ventas mientras ganas automatización y control en tus procesos administrativos, por lo que vale la pena contar con desarrolladores en tu empresa que te ayuden a mantener todo en orden.

Esperamos que esta información te haya sido útil y te invitamos a seguir leyendo temas como ¿qué es la inflación y cómo afecta a mi negocio? o diferentes estrategias para establecer tu s-commerce.

Nos vemos en la siguiente entrada 😉 .