La importancia de conciliar bien las facturas en tu negocio

Conciliar no es más que hacer compatibles dos o más cosas. En este sentido, conciliar facturas es, en pocas palabras, hacer que todos los números cuadren con tus finanzas de negocio. Para muchas pymes es muy tedioso realizar esta acción mes con mes, pero es vital para mantener un control saludable de la contabilidad de tu negocio.

¿Cómo se hace una conciliación de facturas?

Según el segundo conjunto de resultados del estudio sobre la demografía de los negocios, presentado por el INEGI en marzo de este año, “se estima que cerraron sus puertas definitivamente 1,010,857 establecimientos, que representan 20.8%, y nacieron 619,443 establecimientos, que representan 12.8% de la población de negocios del país.”

Una de las principales razones por las que un emprendimiento cierra está ligada a malos manejos administrativos y contables. Una de las acciones más importantes para evitar este trágico escenario es llevar una conciliación financiera de facturas mes a mes y, por eso, aquí te explicamos como es este proceso.

La forma más básica y de “vieja escuela” para hacer compatibles los ingresos y gastos de tu negocio, es ir juntando todos los tickets y facturas de absolutamente todos los depósitos realizados a tu cuenta y de los pagos a proveedores, de servicios o compras realizadas por tu negocio, y compararlos minuciosamente con tu estado de cuenta mensual buscando que todo cuadre.

Lo tedioso de este proceso es que hay que ir comparando, línea por línea, todos los números a manera de que coincida con tu estado de cuenta mensual. Algunos problemas radican en que es muy fácil que un recibo se pierda o que se borre la información en el papel, lo que dificulta el importante cotejo mensual.

Ya existen algunas alternativas digitales que facilitan la conciliación contable de facturas, pero utilizarlas implica una inversión constante por parte de tu negocio. Pero, ya sea que decidas hacerlo manualmente o utilizando un software especializado, conocer la importancia de conciliar facturas le puede ayudar a tu negocio en diversos aspectos.

¿Por qué es importante la conciliación de facturas?

Hay muchas buenas prácticas financieras que puede hacer tu pyme, pero dentro de ellas, la conciliación de facturas puede ayudarte a detectar algunas situaciones financieras que puedes solucionar a buen tiempo. Aquí te compartimos algunos beneficios de realizar una conciliación continua sin necesidad de ser contador:

• Te permite un mayor control del rendimiento de tu negocio. Entender todas las entradas y salidas de dinero te permite obtener una foto completa de la situación financiera de tu negocio. Conocer este panorama es vital para tomar mejores decisiones empresariales.
• Puedes prevenir pérdidas. Al detectar un mal rumbo financiero al que se va encaminando tu pyme, puedes tomar acciones inmediatas para detenerlas y corregir el rumbo.
• Puedes detectar malos movimientos. Los cargos no reconocidos son algo que nadie quisiera tener pero, al conciliar facturas, puedes detectarlos fácilmente y tomar acciones inmediatas con el proveedor de tu cuenta para evitar una afectación.
• Puedes comprobar transacciones. Ante una pérdida de la factura o ticket, revisar tus movimientos mensuales en el estado de cuenta puede recordarte la cantidad pagada o cobrada en una cierta transacción y poderla contabilizar correctamente.
• Que la información no coincida tiene sus beneficios. No te espantes si descubres un cargo que no reconoces o que no cuadra con tu conciliación; son justo esas discrepancias las que te permiten ubicar los errores que hay que corregir.
• Los números permiten un mejor análisis de negocio. Comparar la información financiera mes con mes también te permite encontrar hábitos dañinos del uso del dinero dentro de tu negocio, con lo que puedes preparar mejores estrategias del flujo de efectivo.

Toda empresa, pequeña, mediana o grande, que lleva una buena contabilidad, hace una conciliación mensual de sus facturas; ahora ya sabes que ponerle mayor atención a este proceso te puede ayudar a analizar mejor la realidad de tu negocio.

La tecnología ayuda a simplificar la conciliación mensual

En Oyster trabajamos constantemente para agregar funcionalidades que te permitan, como emprendedor, facilitar tus procesos administrativos y contables para que puedas preocuparte menos por tareas tediosas y ocuparte más en hacer lo que te apasiona; por eso, al unirte con nosotros ya puedes aprovechar la opción de adjuntar una foto a cada transacción.

Así es, ahora ya puedes realizar acciones que te permitan olvidarte de estar juntando y organizando los tickets y facturas de cada transacción, o de enfrentarte a la situación de que la información se borre del papel, ya que ahora puedes elegir tomar una foto de tu comprobante, adjuntar una foto ya existente o incluir una factura recibida a cada una de tus transacciones.

Adjuntar una factura no solo facilita el proceso de conciliación sino que, al mantener todo dentro de tu mismo perfil, el poder comparar toda tu información al final del mes será mucho más sencillo. Asimismo, podrás consultar cualquier movimiento en el momento que lo requieras y desde cualquier lugar en el que estés, y lo mejor es que es completamente gratuito.

Unirte a Oyster te brinda este y muchos otros beneficios que podrán impulsar la productividad de tu negocio. Por eso, te invitamos a compartirnos en nuestras redes sociales qué otras funcionalidades crees que puedan ayudarte a llevar mejor la administración financiera de tu negocio. ¿Ya nos sigues? Si aún no lo haces, aquí podemos estar más en contacto.

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