¿Qué onda con la facturación?

Seguramente has escuchado esta pregunta decenas de veces y, al inicio, no sabías si la necesitabas o no. No te preocupes: todos hemos pasado por eso.

La realidad es que la facturación cobra más relevancia al momento de organizar las finanzas de tu empresa, mantenerlas en orden y, sobre todo, cumplir con tus obligaciones fiscales. Pero, para llegar a este punto, debemos conocer qué es una factura, para qué sirve, cuáles son sus componentes y qué se puede deducir al momento de hacer tus declaraciones.

¿Qué es la facturación?

En pocas palabras, la factura es un comprobante fiscal que valida la compraventa de un bien o servicio. Este documento deberá responder a las preguntas qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de la transacción.

Al contar con tu factura, estás haciendo válida la transacción que fue realizada entre tú y la otra parte. Desde un producto hasta un servicio, pedir una factura hará que esa transacción sea válida ante los ojos de la ley y, sobre todo, que pueda ser rastreada, ya que, como veremos más adelante, cada factura emitida cuenta con un folio único para identificarla de manera inmediata.

La importancia de las facturas

Como acabamos de ver, los elementos de una factura dan validez a las transacciones que llevamos a cabo día con día, pero eso no es todo.

Emitir o pedir facturas ayudará a tu empresa a mantener las finanzas claras, a identificar los gastos realizados durante un periodo de tiempo determinado y, en última instancia, te servirá para justificar ante el Sistema de Administración Tributaria los ingresos y egresos de tu negocio.

Pero eso no es todo. Existen cargos que tanto las personas físicas como las personas morales realizan de manera constante, como salud, hipotecas, créditos, etc.; en el momento en el que solicitas tu factura, puedes deducir estos gastos en tus declaraciones anuales y obtener un saldo a favor.

Cabe destacar que las facturas han sufrido una transformación de la mano con los sistemas de pagos. Anteriormente, las facturas se emitían en papel, lo que dificultaba la administración de las empresas al estar expuestas a errores tipográficos o accidentes (como la pérdida o destrucción del papel).

Por ello, hace unos años se implementaron las facturas electrónicas (CFDI), que son emitidas a través del portal del SAT para mantener un mayor control de las transacciones. Estas facturas deben ser registradas en formato XML por medio de los proveedores autorizados (o PAC’s) y deberán contar con un número de folio y sello digital -únicos e irrepetibles- para darle validez a las transacciones.

Debido al surgimiento de las facturas electrónicas, muchos proveedores y negocios han creado sus propias páginas web o servidores desde donde, si realizaste una transacción con ellos, puedes solicitar tu factura digital desde donde estés y recibirla sin acudir físicamente al establecimiento, lo que agiliza los procesos para todos los involucrados.

Anatomía de una factura

De acuerdo al portal oficial del SAT, estos son los requisitos que deben de reunir tus facturas:

• Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
• Régimen Fiscal en el que tributen conforme a la Ley del ISR.
• Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las facturas.
• Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
• Sello digital del contribuyente que lo expide.
• Lugar y fecha de expedición.
• Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
• Nombre, denominación o razón social de la persona a favor de quien se expide el comprobante.
• Régimen fiscal del receptor del comprobante.
• Código postal del domicilio fiscal del receptor del comprobante.
• Uso del comprobante.
• Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
• Valor unitario consignado en número.
• Importe total señalado en número o en letra.
• Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
• Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
• Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria).
• Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

Además, tus facturas deben contener los siguientes datos:

1. Fecha y hora de certificación.
2. Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

La representación impresa, además, debe contener los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente:

1. Código de barras generado conforme al rubro I.D. del Anexo 20 o el número de folio fiscal del comprobante.
2. Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
3. La leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
4. Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF.
5. Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.

En caso de que no conozcas la clave del producto o servicio que deseas facturar, te dejamos el link al catálogo de productos y servicios del SAT, en donde podrás encontrarla de manera fácil y rápida.

Es momento de deducir

Ya que sabes para qué sirve una factura, cuáles son los elementos que debe tener para ser válida y en dónde puedes consultar tus dudas en caso de tenerlas, es momento de pasar a un punto muy importante: las deducciones.

Cada año, al momento de presentar tu declaración anual, además de validar que los datos de tus ingresos sean correctos, tienes la opción de deducir ciertos gastos, pero para hacerlo necesitarás contar con una factura.

Sin embargo, no todo se puede deducir; para que no estés pidiendo factura hasta de los chicles, a continuación te dejamos la lista de gastos deducibles de acuerdo al SAT.

Gastos médicos – facturación

• Honorarios médicos
• Dentista, tratamientos y consultas
• Servicios de psicología y nutrición
• Gastos médicos por incapacidad o discapacidad
• Gastos hospitalarios
• Medicinas incluidas en facturas por hospitalización (que se incluyan en comprobantes de hospitales, no comprobantes de farmacias)
• Análisis clínicos, estudios de laboratorio o prótesis
• Compra o alquiler de aparatos para el restablecimiento o rehabilitación
• Honorarios a enfermeras
• Lentes ópticos graduados (hasta por un monto de $2,500), en el ejercicio, por cada una de las personas a las que se les compren lentes, siempre que se describan las características de dichos lentes en el comprobante o se cuente con el diagnóstico de un oftalmólogo u optometrista

Recomendaciones

Siempre que realices este tipo de gasto, revisa tu factura y cerciórate que:

• El campo “Uso del CFDI” sea por “Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios” o “Gastos médicos por incapacidad o discapacidad”, según corresponda.
• La clave corresponde al medio de pago: (02) Cheque nominativo, (03) Transferencia electrónica de fondos, (04) Tarjeta de crédito, (28) Tarjeta de débito, (29) Tarjeta de servicios.

Recuerda que, para que sea considerado en tu declaración anual, debes evitar deducir:

• Medicinas compradas en farmacias.
• El 100% de tu factura cuando incluya otros conceptos no deducibles como copago, coaseguro, membresías de descuento, en hospitales: florería y cafetería, etc.
• Gastos cuando no exista el comprobante fiscal correspondiente emitido en el ejercicio que aplique.
• Gastos médicos de tus mascotas.
• Cuando recibas tu factura, cerciórate que la clave de producto y servicio que te consideraron corresponda a las claves relacionadas con este tipo de deducción personal.

Gastos funerarios – facturación

Son deducibles los gastos de funerales que no excedan de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) anual equivalente a $32,693.40.
Puedes deducir los pagos realizados para ti, tu cónyuge o concubino (a), así como para padres, abuelos, hijos y nietos siempre que dichas personas no perciban ingresos que excedan el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) anual equivalente a $32,693.40.

Recomendaciones

Recuerda que, para que sea considerado en tu declaración anual, debes evitar deducir:

• Servicios funerarios a futuro, planes de previsión, seguros de vida y de gastos funerales, ya que únicamente son deducibles los efectivamente ejercidos en el año.
• El 100 % de tu factura cuando incluya otros conceptos no deducibles como servicio de cafetería o exhumación.
• Gastos cuando no exista el comprobante fiscal correspondiente, emitido en el ejercicio que aplique.
• Gastos funerarios de tus mascotas.
• Verifica que el dato “Uso del CFDI” sea por gastos funerarios.
• Cuando recibas tu factura, cerciórate que la clave de producto y servicio que te consideraron corresponda a las claves relacionadas con este tipo de deducción personal.

Donativos – facturación

Son deducibles los donativos no onerosos ni remunerativos que se otorguen a instituciones autorizadas para tal fin y a la Federación.

El límite para deducir donativos es considerando los ingresos acumulables del ejercicio inmediato anterior, hasta 7 % para los otorgados a donatarias autorizadas y hasta 4 % para los otorgados a la Federación.

Recomendaciones

Siempre que realices este tipo de gasto, revisa tu factura y cerciórate que:

• El campo “Uso del CFDI” sea por donativos.
• La donataria que lo reciba esté registrada como autorizada.

Recuerda que, para que sea considerado en tu declaración anual, debes evitar deducir:

• Donativos, si no se otorgaron a Donatarias Autorizadas o a la federación.
• Donativos cuando no exista el comprobante fiscal correspondiente emitido en el ejercicio que aplique.
• Cuando recibas tu factura, cerciórate que la clave de producto y servicio que te consideraron corresponda a las claves relacionadas con este tipo de deducción personal.

Colegiaturas – facturación

La cantidad pagada que se podrá disminuir de colegiaturas en instituciones educativas privadas, no deberá exceder por cada uno de los alumnos los límites anuales de deducción que para cada nivel educativo corresponda, conforme a los siguientes topes:

• Preescolar: $14,200
• Primaria: $12,900
• Secundaria: $19,900
• Profesional técnico: $17,100
• Bachillerato o su equivalente: $24,500

Recomendaciones

Siempre que pagues colegiaturas revisa tu factura y cerciórate que tu factura contenga el complemento de datos que incluye el nombre y la CURP del alumno, su nivel escolar y Clave de Reconocimiento de validez oficial.

• El campo “Uso del CFDI” debe ser por pagos por servicios educativos.
• La clave corresponda al medio de pago: (02) Cheque nominativo, (03) Transferencia electrónica de fondos, (04) Tarjeta de crédito, (28) Tarjeta de débito, (29) Tarjeta de servicios.

Recuerda que, para que sea considerado en tu declaración anual, debes evitar deducir:

• Cantidades que excedan del límite deducible por cada nivel escolar.
• El 100 % de tu factura cuando incluya otros conceptos (inscripción, reinscripción, becas o apoyos económicos, útiles escolares, uniformes, actividades recreativas, recargos, cursos extracurriculares, entre otros) no deducibles.
• Gastos cuando no exista el comprobante fiscal correspondiente emitido en el ejercicio que aplique.
• No podrás deducir facturas pagadas en efectivo.
• Cuando recibas tu factura, cerciórate que la clave de producto y servicio que te consideraron corresponda a las claves relacionadas con este tipo de deducción personal.

Aportaciones complementarias – facturación

• Puedes deducir aportaciones complementarias de retiro y aportaciones voluntarias realizadas directamente a tu subcuenta, siempre que cumplan con los requisitos de permanencia.
• El monto de aportaciones que podrás deducir en tu declaración, es el que resulte menor entre 10% de tu ingreso anual acumulable del ejercicio o cinco Unidades de Medida y Actualización (UMA) anuales equivalentes a $163,467.00.
• Son deducibles las aportaciones que serán destinadas exclusivamente para ser utilizadas cuando el titular llegue a la edad de 65 años o en los casos de invalidez o incapacidad para realizar un trabajo personal remunerado de conformidad con las leyes de seguridad social.

Recomendaciones

En el mes de febrero del año siguiente a tus aportaciones, la institución que las reciba debe emitirte un comprobante fiscal que corresponderá a la constancia anual y es el mismo que será considerado para el prellenado de tu declaración anual.
Siempre que recibas tu constancia, revísala y cerciórate que el campo “Uso del CFDI” sea por aportaciones voluntarias al SAT.
Recuerda que el contrato de apertura de la cuenta deberá contener, cuando menos, lo siguiente:

• La mención debe ser un plan de retiro.
• Los efectos fiscales de las aportaciones al plan personal de retiro, de los rendimientos que ellas generen y del retiro de ambos.

Seguros de gastos médicos – facturación

• Son deducibles los pagos de primas por seguros de gastos médicos complementarios o independientes de los servicios de salud públicos.
• Puedes deducir los pagos realizados para ti y en su caso, tu cónyuge, concubino(a), ascendientes o descendientes en línea recta.
• El monto total de deducciones personales (excepto gastos médicos por incapacidad y discapacidad, donativos, aportaciones voluntarias y aportaciones complementarias de retiro, depósitos en cuentas especiales para el ahorro y colegiaturas) no puede exceder de cinco Unidades de Medida y Actualización (UMA) anuales equivalentes a $163,467.00 o del 15 % del total de ingreso, lo que resulte menor.

Recomendaciones

Siempre que realices este tipo de gasto, revisa tu factura y cerciórate que:
El concepto facturado sea claro y corresponda a la prima de seguro de gastos médicos que estás contratando.
El campo “Uso del CFDI” sea de primas por seguros de gastos médicos.

Recuerda que para que sea considerado en tu declaración anual debes evitar deducir:

• Otro tipo de seguros como los de vida o de retiro.
• El 100 % de tu factura cuando incluya otros conceptos no deducibles.
• Gastos cuando no exista el comprobante fiscal correspondiente emitido en el ejercicio que aplique.

Transporte escolar – facturación

• Aplica para pago de transporte escolar cuando éste sea obligatorio en los términos de las disposiciones jurídicas del área donde la escuela se encuentre ubicada o cuando para todos los alumnos se incluya dicho gasto de colegiatura.
• Puedes deducir los pagos realizados para tus descendientes en línea recta.
• Deberás cerciorarte que en tu comprobante, el monto que corresponda por concepto de transporte escolar esté separado de los otros gastos escolares.
• Medio de pago exclusivamente por: cheque nominativo, transferencia electrónica, tarjeta de débito, crédito y servicios.
• El monto total de deducciones personales (excepto gastos médicos por incapacidad y discapacidad, donativos, aportaciones voluntarias y aportaciones complementarias de retiro, depósitos en cuentas especiales para el ahorro y colegiaturas) no puede exceder de cinco Unidades de Medida y Actualización (UMA) anuales equivalentes a $163,467.00 o del 15 % del total de ingreso, lo que resulte menor.

Recomendaciones

Siempre que pagues el transporte escolar revisa tu factura y cerciórate que:

• Contenga el concepto facturado que corresponda al transporte escolar, separado de los otros gastos escolares como colegiaturas, inscripción, útiles escolares, etc.
• El concepto facturado sea claro y corresponda con el gasto que estás realizando.
• La clave corresponda al medio de pago: (02) Cheque nominativo, (03) Transferencia electrónica de fondos, (04) Tarjeta de crédito, (28) Tarjeta de débito, (29) Tarjeta de servicios.
• El campo “Uso del CFDI” sea por gastos de transportación escolar obligatoria.

Recuerda que para que sea considerado en tu declaración anual debes evitar deducir:

• Pagos por concepto de transporte, cuando la escuela no obligue a todos los alumnos a contratar el servicio.
• Otro tipo de gastos de transporte como el de excursiones y eventos especiales escolares, taxis, gasolina, seguros, entre otros.
• No podrás deducir facturas pagadas en efectivo.

Créditos hipotecarios – facturación

• Son deducibles los intereses reales devengados y efectivamente pagados por créditos hipotecarios, destinados a casa habitación contratados con el sistema financiero, INFONAVIT o FOVISSSTE, entre otras.
• El crédito otorgado no deberá exceder $5,331,174.75 (750 mil UDIS, monto que debe actualizarse al 31 de diciembre de 2021).
• En caso de fideicomiso, se consideran créditos hipotecarios aquellos destinados a la adquisición, construcción, remodelación de casa habitación o pago de pasivos que se destinen exclusivamente a estos fines.
• El monto total de deducciones personales (excepto gastos médicos por incapacidad y discapacidad, donativos, aportaciones voluntarias y aportaciones complementarias de retiro, depósitos en cuentas especiales para el ahorro y colegiaturas) no puede exceder de cinco Unidades de Medida y Actualización (UMA) anuales equivalentes a $163,467.00 o del 15 % del total de ingreso, lo que resulte menor.

Recomendaciones

Si tienes créditos hipotecarios, asegúrate que la institución donde lo adquiriste tenga registrado tu RFC correcto, revisa tu comprobante fiscal y cerciórate que:

• Contenga la ubicación del inmueble hipotecado.
• Incluya el monto de los intereses nominales devengados, así como los pagados en el ejercicio.
• El campo “Uso del CFDI” sea por intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios.

Recuerda que para que sea considerado en tu declaración anual debes evitar deducir otros conceptos distintos a los intereses reales como seguros, recargos, intereses ordinarios, servicios financieros, honorarios.

Cuentas de ahorro – facturación

Puedes deducir depósitos en cuentas personales y especiales para el ahorro o pagos de primas de seguros que tengan como base un plan personal relacionado con edad, jubilación o retiro.
Siempre que cumplan con los requisitos de permanencia y los realices antes de presentar la declaración anual.
El monto de estos pagos o depósitos no deben exceder en el año de $152,000.00
Siempre que recibas tu constancia, revísala y cerciórate que:

• El importe de los depósitos o pagos de primas para el retiro corresponda a las realizadas durante el ejercicio y que señale el tipo de aportación o depósito realizado.
• Contenga la leyenda “se constituye en términos del artículo 185 de la LISR”.
• El campo “Uso del CFDI” sea por depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones.

Recuerda que en febrero del año siguiente a que realices tus depósitos, la institución que administra tus cuentas personales y especiales para el ahorro, debe emitirte un comprobante fiscal que corresponderá a la constancia anual de tus depósitos y es el mismo que será considerado para el prellenado de tu declaración anual.
Hasta aquí llegamos con los básicos sobre la facturación. Recuerda que, en caso de que tengas más dudas al respecto, y sobre todo si están enfocadas en tu empresa o negocio, lo mejor es que acudas con un profesional para que pueda guiarte y ofrecerte los servicios que necesitas.
Y, si quieres conocer más sobre estos temas, puedes visitar el valor del RFC o conocer todo sobre las personas morales. ¡Nos vemos en la próxima entrega!